Privatlivspolitik
Danmarks Medie- og Journalisthøjskole (DMJX) passer på dine personoplysninger, når vi behandler oplysninger om dig.
Nedenfor kan du læse, hvordan vi behandler dine oplysninger, samt hvilke rettigheder du har.
Behandlingen af dine personoplysninger ved DMJX bestemmes bl.a. af databeskyttelsesforordningen (GDPR) og den danske databeskyttelseslov.
Indledning
DMJX er ansvarlig for behandling af oplysninger om dig. Formålet med denne privatlivspolitik er at informere om, hvordan vi behandler personoplysninger. Personoplysninger skal forstås som enhver form for information, der kan henføres til en bestemt person.
I privatlivspolitikken vil betegnelsen ”databeskyttelsesforordningen” blive anvendt om Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger. Forordningen kan læses som lovtekst her.
DMJX behandler personoplysninger i forbindelse med forskellige aktiviteter, og disse er nærmere beskrevet her i privatlivspolitikken.
Personoplysninger behandles til de overordnede formål:
- Drift af Danmarks Medie- og Journalisthøjskole, herunder administration af studerende, ansatte og kursister
- Yde ønskede services, f.eks. ved tilmelding til nyhedsbrev eller ved ansøgning om optagelse på DMJX
- Forbedre brugeroplevelsen på hjemmesiden, f.eks. gennem undersøgelse af brugen af DMJX.dk
DMJX tager din sikkerhed og beskyttelsen af dine personoplysninger alvorligt, og vi har både interne procedurer samt tekniske og organisatoriske tiltag med det formål at sikre dine personoplysninger tilstrækkeligt.
Kontaktoplysninger for DMJX (Hjemmesideejer og dataansvarlig)
Danmarks Medie- og Journalisthøjskole
Helsingforsgade 6A-D, 8200 Aarhus N
Emdrupvej 72, 2400 København NV
+45 89 44 04 40
Formål og retsgrundlag for behandlingen
Dette afsnit angiver de overordnede retsgrundlag for DMJX’ behandling af dine personoplysninger. Specifikke formål og retsgrundlag er angivet for hver enkelt behandlingsaktivitet længere nede.
Behandlingen af dine personoplysninger er oftest baseret på databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e (Behandling nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt).
Nogle typer oplysninger betegnes som ”følsomme personoplysninger”. Følsomme oplysninger er personoplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold samt behandling af genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.
Behandlingen af følsomme oplysninger vil oftest være baseret på databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra g (behandling nødvendig af hensyn til væsentlige samfundsinteresser på grundlag af EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret).
I nogle tilfælde vil oplysninger blive behandlet på grundlag af dit samtykke og dermed databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a, hvis det er almindelige personoplysninger, eller art. 9, stk. 2, litra a, hvis det er følsomme oplysninger. Dette gælder for eksempel, når du tilmelder dig nyhedsbrevet fra DMJX, og når du tillader at vi bruger flere cookies end de nødvendige. I begge tilfælde kan du trække dit samtykke tilbage, og behandlingen af dine oplysninger vil derefter stoppe. Tilbagetrækningen påvirker ikke lovligheden af behandlingen i perioden frem til tilbagetrækningen.
Når vi behandler dit CPR-nummer/personnummer, er behandlingen baseret på databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, hvilket betyder, at behandlingen sker med henblik på en entydig identifikation eller for at bruge det nummeret som journalnummer. Oplysningerne om CPR-/personnummer behandles fortroligt.
Behandlingsaktiviteter og specificerede formål
Indsamling af personoplysninger gennem cookies
Hvis du tillader flere cookies end nødvendige cookies i DMJX’ cookie-pop-up, behandler vi personoplysninger om dig på grundlag af dit samtykke. Personoplysningerne omfatter for eksempel IP-adresse og information om, hvilke links du har aktiveret. Alt efter hvad du har tilladt, kan vi behandle oplysninger til både funktionelle formål, statistiske formål og til markedsføringsformål. Statistiske formål omfatter blandt andet oplysninger om, hvad du kigger på, og de kan bruges til at forbedre hjemmesidens design. Cookies til marketing vil give mulighed for, at du kan se målrettede annoncer på denne og andre hjemmesider. Nogle cookies giver tredjeparter oplysninger om din adfærd, og disse oplysninger kan gives videre til andre parter og bruges til for eksempel målrettet annoncering på tværs af internettet.
Det varierer, hvor længe cookies er aktive, og opbevaringsperioder fremgår af cookiedeklarationen, som du kan fremkalde ved at klikke på cookie-knappen nederst i venstre hjørne.
Det er altid muligt at trække samtykket tilbage, ved ændre dine cookie-indstillinger ved hjælp af det runde cookie-ikon nederst i venstre hjørne. Dette påvirker ikke lovligheden af behandlingen indtil tilbagetrækningen.
Kommunikation
Når du henvender dig til DMJX på e-mail eller telefon, kan vi vælge at registrere henvendelsen og en eventuel korrespondance i vores systemer. Oplysningerne vil omfatte navn, e-mail og mailens øvrige indhold. Afhængig af mailens indhold vil oplysninger behandles på baggrund af enten databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, eller art. 9, stk. 2, litra g. Korrespondancen vil blive slettet, når opbevaringen ikke længere er nødvendig.
Nyhedsbrev
Vores nyhedsbrev indeholder værktøjer og viden, som kan inspirere dig, og typisk er det oplysninger om nyheder, forskning og kurser fra DMJX. Nyhedsbrevet udsendes hver uge fra mailen info@dmjx.dk, så længe du ikke har afmeldt nyhedsbrevet.
Når du tilmelder dig nyhedsbrevet fra DMJX, oplyser du dit navn og din e-mail, og disse behandles med det formål at sende dig nyhedsbrevet. Behandlingen sker på grundlag af dit samtykke og er dermed baseret på databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a. Vi behandler efter tilmeldingen også personoplysninger og onlineadfærd om dig til brug for målrettet markedsføring, så vi bedst muligt kan sende nyheder, artikler og kurser, der er relevante for dig.
Når du afmelder nyhedsbrevet, trækker du samtykket tilbage, og vi behandler derefter ikke dine personoplysninger til disse formål. Nyhedsbrevet kan let afmeldes via linket i bunden af mailen.
Tilmelding til kurser
Når du tilmelder dig et kursus gennem DMJX.dk, behandler vi oplysninger om dit navn og telefonnummer, din stillingsbetegnelse og navnet på din arbejdsplads. Formålet med behandlingen af oplysningerne er registrering af din tilmelding og efterfølgende administration af din kursusdeltagelse. Retsgrundlaget for behandlingen af oplysningerne efter tilmelding er den kontrakt, du har indgået med DMJX om kurset (art. 6, stk. 1, litra b i databeskyttelsesforordningen).
Dine oplysninger vil i nogle tilfælde bliver videregivet for eksempel på deltagerlister, og derudover vil vores databehandlere behandle oplysningerne i overensstemmelse med den aftale og instruks, vi har indgået med databehandlerne. Dine oplysninger slettes, når opbevaring ikke længere er nødvendigt.
Vi behandler også dit CPR-nummer for at kunne identificere vores kursusdeltagere, og denne oplysning behandles fortroligt. Behandlingsgrundlaget er i den forbindelse databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 (behandling med henblik på en entydig identifikation eller som journalnummer).
Oplysningerne slettes, når opbevaring ikke længere er nødvendig
Tilmelding til konferencer m.v.
DMJX afholder konferencer, workshops og lignende arrangementer. I den forbindelse behandles personoplysninger som navn, adresse, telefon, e-mail samt andre oplysninger vores korrespondance med dig indeholder. Formålet er at planlægge, administrere, evaluere og eventuelt fakturere i forbindelse med afholdelse af konferencen.
Retsgrundlaget for behandlingen er den aftale vi har lavet med dig om tilmelding til kurset (art. 6, stk. 1, litra b om behandling nødvendig for udførelse af en kontrakt).
Dine oplysninger vil i nogle tilfælde bliver videregivet for eksempel på deltagerlister, og derudover vil vores databehandlere behandle oplysningerne i overensstemmelse med den aftale og instruks, vi har indgået med databehandlerne. Dine oplysninger slettes, når opbevaring ikke længere er nødvendigt.
Anvendelse af billeder og videomateriale
DMJX bruger fotografier og videomateriale til at vise livet på DMJX, og dette indebærer også behandling af personoplysninger. Billedets karakter har indflydelse på hvilket behandlingsgrundlag vi anvender, men er der specifikke personer i en fremtrædende rolle på billedet, anvender vi som udgangspunkt samtykke som retsgrundlag for behandlingen. Hvis vi vurderer, at billedet ikke har nogle fremtrædende personer, som kunne føle sig udnyttede eller krænkede, kan retsgrundlaget for behandlingen være offentlig myndighedsudøvelse.
Dine rettigheder i databeskyttelsesforordningen er gældende, og det betyder også, at du kan trække et eventuelt samtykke tilbage, hvorefter vi vil standse behandlingen af billedet eller videoen.
Jobansøgninger
Når du søger en stilling hos DMJX, behandler vi udelukkende dine personoplysninger til rekrutteringsformål, og personoplysningerne behandles fortroligt. Oplysningerne vil være afhængige af, hvad din ansøgning indeholder, men typisk vil det være oplysninger som navn, adresse og uddannelse. Vi opfordrer til, at du udelader de sidste 4 cifre i dit CPR-nummer fra et eventuelt eksamensbevis, og at du udelader følsomme personoplysninger i videst muligt omfang.
Behandlingen baseres på databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, hvis det er ikke-følsomme personoplysninger, og på art. 9, stk. 2, litra g, hvis der er følsomme personoplysninger i ansøgningen. I nogle tilfælde vil vi behandle yderligere oplysninger såsom oplysninger fra en personlighedstest, oplysninger fra tidligere arbejdsgivere eller oplysninger fra sociale medier. Læs nærmere om disse tilfælde og om behandling af personoplysninger i jobansøgninger her.
Dine oplysninger slettes senest seks måneder efter rekrutteringsforløbet, medmindre du bliver ansat. Hvis vi har resultater fra en personlighedstest, slettes de straks efter afslaget. Hvis vi ønsker at beholde din ansøgning længere end seks måneder for at kunne kontakte dig vedrørende eventuelle ledige stillinger, vil vi kontakte dig for at få samtykke til fortsat opbevaring.
Indsamling af oplysninger ved overvågning
På DMJX’ adresser er der på visse områder TV-overvågning, hvorigennem vi indsamler personoplysningerTV-overvågning, hvorigennem vi indsamler personoplysninger. Overvågning sker både udendørs og ved visse døre, opgange og indgange. Som udgangspunkt er der tale om almindelige personoplysninger, men det er muligt at oplysningerne i nogle tilfælde har karakter af følsomme personoplysninger.
Formålet er at skabe tryghed samt at forebygge, modarbejde og hjælpe til at opklare kriminalitet. Behandlingsgrundlaget for videoovervågningen kan afhængig at oplysningerne på optagelserne være enten databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og art. 9, stk. 2, litra f og/eller litra g.
Personoplysninger fra optagelserne videregives kun, hvis der enten er givet samtykke til det, det følger af lov, eller det sker til politiet med henblik på at opklare til kriminalitet.
Overvågningen er i overensstemmelse med Lov om TV-overvågning, og de til enhver tid værende slettefrister i loven overholdes. Det betyder, at vi i øjeblikket opbevarer oplysningerne i maksimalt 30 dage. I særlige tilfælde, hvor det er nødvendigt og tilladt efter loven, opbevarer vi oplysninger i længere tid.
Ansøgers personoplysninger ifm. optagelsesforløb
Vi behandler oplysninger indhentet fra den Koordinerende Tilmelding, KOT (www.optagelse.dk), og behandlingen er nødvendig, for at DMJX kan opfylde sin opgave som uddannelsesinstitution. Formålet med behandlingen er at vurdere ansøgerne og administrere optagelsesprocessen, og noget data såsom antallet af ansøgere vil også blive anvendt til statistik.
De oplysninger vi behandler afhænger af den søgte uddannelse, men det kan være navn, adresse, e-mail, CPR-nummer, nationalitet, uddannelsesmæssige oplysninger og andre oplysninger, du har med i din ansøgning.
Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1 litra e, hvis det er almindelige oplysninger og art. 9, stk. 2, litra g, hvis der er tale om følsomme oplysninger.
Oplysningerne opbevares sikkert og uden adgang for uvedkommende, og hvis ikke du optages, slettes oplysningerne, når optagelsesforløbet er forbi.
I optagelsesforløbet anvender DMJX teknologi, som gennem webcammet kan identificere ansøgeren ved hjælp af ansigtsgenkendelse. Dette sker gennem WISEflow. Formålet er at undgå snyd i optagelsesforløbet ved at identificere den, som sidder ved computeren.
Et ansigtsbillede som dette er biometrisk data, som kan bruges til identifikation, og derfor er det en følsom personoplysning. Behandlingen sker på grundlag af art. 9, stk. 2, litra g (væsentlige samfundsinteresser).
Den biometriske data bruges ikke til at træffe automatiske afgørelser, og enhver beslutning i relation til eksamenssnyd bliver truffet af DMJX. Det er samlet set vurderet, at anvendelsen af ansigtsgenkendelse ifm. optagelsen indebærer en lav risiko. Oplysningerne opbevares indtil optagelsesforløbet er forbi.
På studieretningen Grafisk Design vil nogle optagelsessamtaler blive optaget, efter at ansøgeren er blevet informeret om dette. Formålet med optagelserne er at give bedømmerne mulighed for at kunne sparre med hinanden efterfølgende, og behandlingen er derfor nødvendig af hensyn til bedømmelsesprocessen. Behandlingen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra e, hvis der er tale om almindelige personoplysninger, og art. 9, stk. 2, litra g, hvis det er følsomme oplysninger.
Oplysningerne viderebehandles ikke til andet formål end vurdering af ansøgeren. Optagelserne opbevares sikkert i DMJX’ IT-systemer og deles ikke med andre. Optagelserne slettes når pladserne på uddannelsen er fordelt.
Behandling af oplysninger fra tredjeparter
I visse tilfælde behandler vi oplysninger indhentet fra tredjeparter. Det drejer sig for eksempel om oplysninger som stammer fra den Koordinerede Tilmelding, KOT (www.optagelse.dk) ifm. optagelse, og om oplysninger fra SU-Styrelsen. Behandlingen er også her baseret på reglerne om samfundets interesse, da overførslen af disse oplysninger er nødvendig, for at vi på DMJX kan udføre vores opgave som uddannelsesinstitution. Oplysningerne opbevares kun indtil det ikke længere er nødvendigt.
Modtagere eller kategorier af modtagere
I visse tilfælde overdrager DMJX dine personoplysninger til samarbejdspartnere eller leverandører, f.eks. til leverandøren af vores nyhedsbrevs-løsning og andre leverandører af IT-systemer.
I disse tilfælde sker overladelsen til modtagere, som er vores databehandlere, og overførslen af personoplysninger er reguleret af en aftale og behandlingen gennemføres i overensstemmelse med aftalens tilhørende instruks. Dette kan blandt andet betyde, at de ikke må behandle oplysningerne til andre formål end opfyldelse af aftalen med os. Det er gennem aftalen også sikret, at den eksterne tredjepart tager passende sikkerhedsmæssige foranstaltninger.
Dine personoplysninger kan også overdrages til offentlige myndigheder, som efter lov har krav på at modtage oplysningerne. Det kan for eksempel dreje sig om SU Styrelsen, politiet og Danmarks Statistik.
Tredjelandsoverførsler
På DMJX prioriterer vi at bruge samarbejdspartnere, hvor personoplysninger ikke behandles uden for EU/EØS, men i nogle tilfælde fraviges dette udgangspunkt for at kunne levere den bedst mulige ydelse. I disse tilfælde vil der ske behandling af personoplysninger uden for EU/EØS, og i den forbindelse gør vi vores bedste for at sikre, at oplysningerne behandles forsvarligt.
Sociale medier
DMJX har profiler på flere sociale medier, og vi gør opmærksom på, at de respektive mediers privatlivspolitikker gælder, når du benytter deres sider. DMJX og de sociale medier er i nogle tilfælde fælles dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger, og vi gør opmærksom på, at også de sociale mediers privatlivspolitikker gælder, når du benytter deres tjenester.
Sidernes overordnede privatlivspolitikker findes her:
Opbevaring og sletning
Vi opbevarer dine oplysninger så længe det er relevant for det formål, oplysninger blev indsamlet til. Når formålet med DMJX’ behandling af dine personoplysninger er opfyldt, vil dine oplysninger blive anonymiseret, slettet eller arkiveret. Konkrete tidspunkter for sletning er angivet i forbindelse med behandlingsaktiviteterne. Der kan i særlige tilfælde være regler, der gives os pligt eller ret til en længere opbevaringsperiode, for eksempel eksamensbekendtgørelsen og bogføringsloven.
Registreredes rettigheder og klagemuligheder
Du har en række rettigheder, når DMJX behandler dine personoplysninger. Du kan læse mere om de enkelte rettigheder, samt gøre brug af disser her.
Rettighederne omfatter:
- Ret til indsigt i dine personoplysninger
- Ret til indsigelse mod en behandling af dine personoplysninger
- Ret til berigtigelse af dine personoplysninger
- Ret til sletning af dine personoplysninger
- Ret til begrænsning af behandling af dine personoplysninger
- Ret til at trække dit samtykke tilbage når som helst
Vær opmærksom på, at der kan være betingelser eller begrænsninger i forhold til, hvorvidt du kan udnytte dine rettigheder, og at det derfor ikke er sikkert, at DMJX kan imødekomme alle anmodninger. Hvis det ikke er muligt for os at imødekomme din anmodning, vil vi forklare hvorfor.
Databeskyttelsesrådgiveren ved DMJX
Hvis du ønsker at kontakte DMJX’ DPO i forhold til spørgsmål om databeskyttelse, skal følgende kontaktoplysninger benyttes:
Bech-Bruun Advokatpartnerselskab
CVR nr.: 3853 8071
Langelinie Allé 35 2100 København Ø
Telefonnummer – 72 27 30 02
E-mail – dpo.aarhus.dmjx@bechbruun.com
Sikker beskedfunktion via https://dpo.bechbruun.com/audmjx
Vi opfordrer til, at du bruger den sikre beskedfunktion, hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger.
Automatiske afgørelser
Automatiske afgørelser er afgørelser, som er truffet af en maskine, uden fysiske personer har forholdt sig til afgørelsen. Denne type afgørelser træffes ikke af DMJX.
Klageadgang
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som DMJX behandler dine personoplysninger på.