Behandling af persondata ved rekruttering

Formålet med at indsamle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er, at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos Danmarks  Medie- og Journalisthøjskole.

Behandling af persondata ved rekruttering

Når du søger en stilling hos os, modtager og behandler vi en række personoplysninger om dig. I den forbindelse er DMJX dataansvarlige for de personoplysninger vi behandler om dig.

I forbindelse med rekrutteringsprocessen behandler vi almindelige personoplysninger om dig, men det kan også ske, at vi behandler særlige personoplysninger, CPR-nr. eller oplysninger om strafbare forhold. I denne tekst kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi behandler om dig, når du søger en stilling hos os.

Når vi modtager din ansøgning

I rekrutteringsprocessen er det de personoplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter, der bliver registreret.

Det vil typisk være følgende oplysninger: Navn, adresse, fødselsdato, køn, telefonnummer, e-mailadresse, CPR-nr., ægteskabelig status, uddannelse(r), karrierehistorik, anbefalinger, arbejdstilladelse og referencer.

Vores behandling af dine personoplysninger, foretages på baggrund af afvejningshensyn inden indgåelse af en eventuel ansættelseskontrakt mellem dig og DMJX.
Vi registrerer de fremsendte oplysninger i vores personaleadministrationssystem.

Vurdering af ansøgningen

Vi vurderer specifikt hver enkelt ansøgers kvalifikationer i forhold til den opslåede stilling. Når vi har læst ansøgningerne, udvælger vi kandidater til ansættelsessamtale(r). De kandidater, som ikke er blevet indkaldt til samtale, får besked om dette.

Når vi har udvalgt dig til ansættelsessamtale

I forbindelse med ansættelsessamtalerne modtager vi yderligere oplysninger om dig, som vi noterer til brug for det videre rekrutteringsforløb. Behandlingen sker som led i ansættelsesprocessen.

Oplysninger fra sociale medier

Ved rekruttering til stillinger med fokus på kunde og samarbejdsrelationer kan det være relevant, at vi foretager en søgning på sociale medier som fx. LinkedIn.

Også her er det interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens som udgør hjemmel til behandlingen af personoplysninger om kandidater fra sociale medier.

Vi gør det for at kunne vurdere, om du har en profil, der passer ind i virksomheden og i den konkrete stilling.

Oplysninger fra personlighedstest

I forbindelse med rekruttering til nogle stillinger gennemfører DMJX en personlighedstest. Vi vurderer altid, om det er relevant i forhold til den pågældende stilling.

Formålet med testen er at vurdere dine kompetencer og kvalifikationer som potentiel medarbejder.

Desuden for at vurdere, om din profil passer ind i virksomheden, samt i den konkrete stilling. Behandlingen af personoplysninger er nødvendig for at kunne finde den bedst mulige kandidat til stillingen.

Vi anvender dit samtykke som hjemmel til at behandle eventuelle følsomme oplysninger, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden testen gennemføres, såfremt denne indeholder denne type af oplysninger.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne ovenfor.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Oplysninger fra tidligere arbejdsgiver

I nogle stillinger er det nødvendigt at indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere. Hvis vi indhenter referencer fra en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere, registrerer vi oplysningerne, som vi modtager.

Vi anvender dit samtykke som hjemmel til at indhente og behandle disse oplysninger, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden vi kontakter en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne ovenfor.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. 

Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Opbevaring og sletning

Hvis du får afslag, sletter vi de oplysninger, vi har registreret om dig, inden for 6 måneder.

Dog sletter vi resultatet fra din personlighedstest straks efter, at vi har givet dig afslag.

Hvis du bliver ansat, gemmer vi de oplysninger, som har været en del af rekrutteringsprocessen, i din personalemappe.

Opbevare ansøgning med henblik på senere rekruttering

I nogle situationer vil vi gerne gemme din ansøgning, selv om du har fået afslag, med henblik på senere rekruttering. Hvis vi vil gemme din ansøgning, vil vi bede om dit samtykke til dette.

Uopfordrede ansøgninger

Hvis du sender en uopfordret ansøgning til HR, videresendes denne hurtigtst muligt til lederen af det område, som ansøgningen henvender sig til.

HR sletter herefter den uopfordrede ansøgning.

Lederen vurderer ansøgningen og eventueller rekrutteringsmuligheder i forhold til kommende stillinger.

Andre modtagere der kan behandle dine oplysninger

I forbindelse med rekrutteringsprocessen er der andre, der vil modtage dine personoplysninger.

Dette kan være offentlige myndigheder eller udbydere, der leverer systemer og bistår med administrative funktioner, f.eks.:

• Rekrutteringsbureauer
• Udbyder af personlighedstests mv.
• Offentlige myndigheder i forbindelse med etablering af fleksjob og tilsvarende ordninger
• IT-leverandører

Dine rettigheder

Efter lovgivningen i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du række rettigheder.

• Retten til at modtage oplysninger om en behandling af din
• Retten til indsigt i dine oplysninger
• Retten til at gå urigtige oplysninger beregtiget
• Retten til at få slettet oplysninger
• Retten til at gøre indsigelse mo den i øvrigt lovlig behandling

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk

Databeskyttelsesrådgiver

Vi har en databeskyttelsesrådgiver. Hvis du har spørgsmål om de personoplysninger, vi behandler om dig, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på dpo@dmjx.dk

Klage til Datatilsynet

Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk